フツーの人が「合格点」を取るための資料作りと題して、私の約30年のビジネス経験で体得した、資料作りのメソッドをお伝えしております。今回は第4回で、文字の羅列はやめて、「表」で整理していくことの重要性について、語りたいと思います。
第一回の「ますは骨子」、第2回の「資料と読みを一致させる」、第3回の「全てを３で整理する」については、下記になりますので、是非ご一読頂ければと思います。
こういう資料つくっていませんか ～文字の羅列～
パワーポイントの資料、A4の報告資料で、絵・写真・数字・グラフではなく、文章で説明しないといけないことがあると思います。そういうときに、こういう資料を作っていませんか？
もしあなたがこういう資料を作ってたら、今日からこれは絶対に止めましょう！止められます！
文字の羅列は本当にもったいない
皆さん、3対3の合コンのシーンを想像して下さい。女性目線で書きますが、3人の男性がやってきました。どうも服装はきれいでは無く、軽く寝ぐせもついていて、髭を生やしているわけではなく、ちょっとあご髭が残っている。。そんな男性がいたとしたら、「あー今日は外れ」と思い、「早く家に帰ってビール飲みながら撮りためたドラマみたいー」となってしまうでしょう。その男性が、どれだけ素晴らしい内面をお持ちで、性格も素晴らしい人だったとしても、どうしても見た目のファーストインプレッションで、偏見を持ってしまう、ということがあると思うんですよね。
文字の羅列は、残念ながらこれがあるんですよ。。どんなに素晴らしい内容を書いていたとしても、文字の羅列を見せられた瞬間、読み手は「この羅列を私に読んで理解せよと言っているのかー！」という、あまりよろしくないファーストインプレッションになってしまうんですよね。。実際素晴らしいことを書いていることもあるんですよね。これが文字の羅列によって、素晴らしい内容をお伝えすることができない。。これは本当にもったいないことなんですよね。。
文字の羅列はやめて、「表」ですっきりさせましょう
じゃーどうしたらいいの、ということなのですが、是非「表」を使って欲しいのです。あまり難しく考えなくてもいいと思ってまして、先ほどの文字の羅列の資料を、「表」を使って整理するとなると、下記のような感じになると思います。
そんなに難しいことではないと思うんです。資料を作っているとき、あまり乗り気じゃないときに、文字の羅列になりがちかなと思います。そんなときに「いかんいかん。表！表！」と思い出して頂き、是非とも表にして欲しいんですよ。
また、私は、ちょっと手を加えた、下記のような表を使うことも多いです。
後者のほうが、少しだけ見た目が良いかな、とは思います。ここでポイントとしてお伝えしたいのが、線を基本はグレー系としているところなんですね。黒だと、線が多くなった時に全体が窮屈な印象があるのですが、線をグレーにすると、そこまで線が目立たないので、窮屈な印象は和らぎますので、私は表の線はグレー系を使っています。
表も色々なものがあると思いますが、私はこの2種類で十分だと思います。いたずらに表のバージョンを増やすよりも、この2つを使いこなして、見た目すっきりとした資料を、時短で作成頂きたいと思います！
「表にする力」はあなたを「できるやつ」にしてくれる
今回は資料作成において「表を使う」ということをお話してきましたが、この「表を使う」というのは、何も資料作成のシーンだけに限定されないと思っていまして、私は何度もこの「表にする」ことで救われてきました。
例えば、会社の会議室で会議をやっているシーンを思い浮かべて下さい。議論はしているものの、話が混沌としてきて、一向に霧が晴れないような状況に。。こういうことは良くあるんですが、是非皆さん、勇気を出して席から立ちあがって、部屋の隅にあるホワイトボードを引っ張り出してきて下さい。ホワイトボードに表を描いて、この混沌とした会議を整理してくのです。最初は不完全でも全然いいんです。もともと混沌としているんですから。表を使って少しづづ整理をしていく。そうすると、おぼろげながら全体像が見えてきて、議論が前に進んでいくことでしょう。ホワイトボードに書いた「表」をスマホでぱちりと撮影し、その画像をメールで即座に参加者に共有しましょう。これが議事録ですよね。会議終了に議事録とか面倒なので書きません。皆さんにもこれを是非一回やってほしいのです。もうあなたの評価は1ランクアップすること、間違いありません！
こんなこともありましたね。17時からの会議、今日は彼女と約束していたライブが19時からあるので、何が何でも18時には会社を出ないといけない。その時に、17時会議開始と同時に私は席を立ちあがり、ホワイトボートを部屋の隅から持ってきます。もう私が最初から「表」にしていって、会議を纏めていくんですね。早く帰るために（笑）。目論見通り、17時40分にはホワイトボードの「表」が不完全ながら完成、そしてスマホでパシャリ。即座に参加者にメール本文無しで送信し、私は17時55分に「ハイさいなら」。彼女との約束も守り、私の評価がこれで上がったかどうかは微妙ですが（笑）、彼女との約束は守ることができました！
今回ホワイトボードの話をしていますが、最近多いオンラインミーティングでも、パワーポイントをホワイトボード代わりにしながら、議論と同時に「表にしていく」ことはできるかな、と思います。私も実際やることはありますね。
「表」にするというのは、資料作成を超えて、「混沌を整理する」「会議を円滑に進める」「時短にもなる」かなり強力なツールとなると実感しています。是非皆さんも、資料作成の領域を超えて、「表にする」をがんがん使っていって下さい！
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