フツーの人が「合格点」を取るための「伝わる資料作り」と題して、私の約30年のビジネス経験で体得した、資料作りの8つのコツをお伝えしております。今回は第6回で、資料の見た目を向上させるために最低限抑えていくべきポイントとして、資料の中のブロックの「縦と横を揃える」ことの重要性について、語りたいと思います。
第1回の「ますは骨子」、第2回の「資料と読みを一致させる」、第3回の「全てを３で整理する」、第4回の「表を積極的に使う」、第5回の「フォーマットを使いまわす」については、下記になりますので、是非ご一読頂ければと思います。
第一印象で全てが決まってしまう
最近あまり見かけなくなりましたが（良い世の中になったと思います）、上司に資料を見せたときに、「見た目」の悪さが気に入らなくて、「こんな資料読めるかー！」と言って、資料を放り投げるというようなことが、昔はございました。私は放り投げられたまでは無いのですが、、「読まん！」と言われて、突き返されたことはございます。。
資料だけじゃなくて、お見合いや合コンなんかもそうだと思うのですが、、第一印象が非常に重要で、第一印象が悪いと、その後なかなか挽回できない、というのが実態なんですね。。私たちフツーのビジネスパーソンは、この現実からは逃れられないのです。
ですが、逆に考えることもできると思います。第一印象が良ければ、有利に自分のペースで物事を進めることができると思います。ちょっとこれはずるい考え方なのですが、何かを報告するシーンで、あまり中身が大したことがない時、「報告のスピード」×「資料の最低限の見た目」で、第一印象を良くして、中身が大したことない報告を乗り切る、ということを、今でもやったりしています（また別の機会でお話できればと思いますが、第一印象を上げる手段として、「スピード」は重要な武器になると思っています）。
では、どれぐらいのレベル感の「見た目」が必要か、これが重要となりますが、結論を言ってしまうと、「見た目を上げるためのポイントを押さえるだけでいい」と考えていいます。必要以上にかっこいい資料は必要ないでしょう。
資料の見た目を整え、第一印象を良くすることにより、自分に有利に物事を運ぶことができる。ここではこれを確認してきたいと思います。
最低限見た目を整えるには① ～ページ内で縦横を整える～
私は、最低限見た目を整えるやり方として、資料を構成するブロックの位置を、縦方向・横方向で揃えることを、ルーチンとしています。例えば、こういう資料があったとします。
この資料を作る場合、私は下記の画像のように、縦と横が整列している状態にします。今回縦横に箱が多い極端な例を考えていますが、縦と横が揃っていないと、相当第一印象が悪いですが、ピシッと揃えると、見た目の第一印象がとてもよく、こちらのペースで話を進めやすくなると思います。
どうやって揃えるかですが、パワーポイントの場合で言いますと、
・揃えたいパーツを選択
・ホームタブで「配置」を選択
・もう一回「配置」を選択
・上揃え、下揃え、右揃え、左揃えとありますので、揃えたい上下左右を選ぶと揃います
で揃うと思います。慣れればなんてことないと思います。下記に、実際のパワーポイントの画面を載せておきます。
また、パワーポイントの場合、「グリッド線（スライド上に表示される方眼紙的な点線）」と「ガイド（スライド上に縦横に表示され、動かすことができる補助線）」を有効に使いましょう。ホームタブで「表示」をクリックすると、ホームタブの中央付近に「グリッド線」「ガイド」とありますので、チェックボックスに✓を入れて頂ければ出てきます。下記のようにですね。
グリッド線・ガイドを使いながら資料を作成し、配置でピシッと揃えれば完璧です。私の知っている人に、「目視」で揃えようとしている人がいましたが、、、時間がもったいないと思いますので、パワーポイントの機能を有効に使いましょう。。
最低限見た目を整えるには② ～ページ間で縦横を揃える~
ページ内でパーツを揃えましたら、是非ページ間でも揃えてほしい、と思っています。例えばこういう2枚があったとします。
この2枚の間では、私は「タイトル」といつもの「言いたいこと2行」の出だしのところは、合わせています。また、「タイトル」と「言いたいこと2行」のページ内の配置は、ページ間でも同じにしていますね。下記のようなイメージかと。
ページ間でどうやって合わせるんだ！となると思いますが、これは第5回の「フォーマットを使いまわす」でもお話をしていますが、自分で決めた「キラーフォーマット」をコピペして使うことで、ページ間でも揃いますので、このやり方を有効活用してほしいと思います。また前述のグリッド線・ルーラーはページ間で同じ位置にありますので、これらを有効に使うと、ページ間でも揃っては来ると思いますので、こちらも是非。
見た目は最低限整えて、中身で勝負
今回は、ページ内・ページ間で縦横と揃えることの重要性について語ってきました。今回はパワーポイントの操作系が主な内容となりましたが、今回述べていることは、慣れてしまえば、簡単手軽に使いこなせる方法かなと思います。これが使えるようになると、そこまで時間をかけずに、見た目をきれいに整えることができると思います。プレゼン・報告は見た目も大事ですが、本質的には勝負は中身だと思います。是非今回の方法をマスターして頂き、見た目にかける時間はそこそこで、中身を十分に練るのに、時間を使ってほしいなと思います！
今回もお読み頂き、有難うございました。もし気に入って頂けましたら、是非SNSでのシェアを宜しくお願いします！
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