フツーの人が「合格点」を取るための「伝わる資料作り」と題して、私の約30年のビジネス経験で体得した、資料作りの8つのコツをお伝えしております。今回は第5回で、資料のフォーマットは自分に合ったフォーマットを使いこなし、使い回すことの重要性について、語りたいと思います。
第1回の「ますは骨子」、第2回の「資料と読みを一致させる」、第3回の「全てを３で整理する」、第4回の「表を積極的に使う」については、下記になりますので、是非ご一読頂ければと思います。
「かっこいい資料」にあこがれるのはやめましょう
皆さんご存じの大谷翔平選手が、WBCの決勝戦前に円陣を組んでいるときに、「あこがれるのはやめましょう」と言ったのは、大変有名な話ですよね。私は、資料作成でも同じことが言えるな、と痛感しております。世の中には、それは素晴らしいデザインの資料を作られる人は居ますよね。あこがれません？私も真剣に「プレゼン資料作成講座」に行こうと思ったことがございます。ですが、そのあこがれって必要ですかね？と思うんですよね。
私達フツーのビジネスパーソンは、とてもかっこいい資料作成にあこがれて、それを追っかけるのではなく、そこそこのレベルで合格点が取れる、地に足の付いた資料作りを心掛けたいと思うんですね。その範囲内で自分の力を最大限に発揮し、本来の目的である「何かを伝える」ということを、しっかりと成し遂げたいと思うんですね。
ですので、「かっこいい資料」にあこがれるのは、一旦やめにしてほしいな、と思います。
あなたの「キラーフォーマット」を
では、どうしようかということですが、私は、自分の「キラーフォーマット」を用意していまして、まずはこの「キラーフォーマット」を使うことを第一にしています。そのフォーマットが下記になります。
第2回の「資料と読みは一致させる」でお話していますが、タイトルの下に2行で「言いたいこと」を書いて、これをそのまま読むというのを大前提にしています。パワーポイントの場合は当然ですが、A4タテの報告資料でも、これを踏襲しています。下にはデータやグラフ、画像などのメインスペースがあり、ここにはちゃんとタイトルを付けます。何かの引用の場合は、出典やURLも入れておきたいですね。
また、タイトル、言いたいことの2行、メインスペースのタイトル、メインスペースの位置は固定にしています。これは、資料作成ポイントの7回目でお話しようとしていますが、各パーツの縦・横の位置を固定し、全ページ統一にすると、全体のすっきり感がかなりあがりますので。これは是非取り入れて頂きたいと思います。1ページ全パーツ固定で作成し、それをページごとコピペしていけば、全ページ統一で、各パーツが縦・横が同じ位置で配置されます。
また、ここでお伝えしておきたいのは、各パーツの文字の大きさを固定していることです。資料と作るたびに、文字のサイズをあれこれ悩む方もおられるのですが、これは本当に時間の無駄だと思います。フォーマットにも書き込んでおりますが、是、皆さんが「しっくりとくる文字サイズ」を決めて頂き、一回決めたものをずーーっと使いまわして欲しいと思います！
あなたの「キラーフォーマット」は3つまで
私のキラーフォーマットの基本的な考え方をお伝えしましたが、タイトル・いいたいことの2行は何があろうが固定ですが、その下のメインスペースは、色々なバージョンが想定されると思います。ですので、私はメインスペースを「縦で並べる」バージョンと「横に並べる」バージョンを用意し、合計3バージョンを「キラーフォーマット」としています。こんな感じですね。
また、言いたいことはタイトル下の2行で表現するのですが、それはありつつも、強めのメッセージを言いたいことがあるケースもありますので、その時は下記のようなアレンジを少し入れることもあります。強めのメッセージのボックスは強調するために罫線を「2重線」にしていまして、これも基本固定です。
これらの「キーフォーマット」を全ページにおいて使うと、フォーマットや文字のサイズをあれこれ考える時間の削減になりますし、自然と資料全体の統一感が出てきて、聞いている人にも伝わりやすい資料になっていきます。いいことばかりだと思います。
余白もルール化してしまいましょう
今私たちは「資料を作る人」として話をしているのですが、「資料を読む人」の立場にたって考えて頂くといいと思うのですが、読みやすい・すっと入ってくる資料は「適度な余白がある」資料、ではないでしょうか。中身が詰め詰めの資料って、何となく読みたくなくなりますよね。。。ですので、資料の「余白」もルール化してしまうのが良いと思います。例えばこういう感じですね。
「余白」についてもルール化し、ここには「死んでも何も書かない」と決めれば、これだけで目に優しく、印象の良い資料になってきますので、是非取り入れて頂きたいと思います。
資料は「使いまわし」で
今回は「キラーフォーマットの使いまわし」を推奨していますが、これに加え、「成功した資料の使いまわし」もやってほしいな、と強く思います。私が具体的にどうしているかといいますと、「私のプレゼンフォーマット集」というパワポデータを一つ用意して、うまくいったパワーポイントのプレゼン資料をページ単位でコピペしていくんですね。そうなると、苦労して作った、選りすぐりの資料の「ワンストップデータベース」が出来上がります。ページをどんどんコピペしていくことにより、このデータベースは良いものに育っていきます。自分以外の人でも、勉強になる資料があれば、それもデータペースにコピペ。「うまくまとまらんな」というときに、このデータベースを頭からざざっと見ていくと、意外と「これ使えるやん」というものが出てきます。
過去と同じようなプレゼン資料でも、ちゃんと内容が伝われば、それでいいじゃないですか。過去の成功フォーマットを「使いまわし」、資料作成時間を短くしながら、内容が伝わるなんて、最高だと思います！
是非皆さんも、勇気をもってフォーマット・資料を「使いまわし」、資料作成の効率化と伝わりやすさのレベルアップを実現して頂きたいと思います！
今回もお読み頂き、有難うございました。もし気に入って頂けましたら、是非SNSでのシェアを宜しくお願いします！
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