フツーの人が「合格点」を取るための「伝わる資料作り」と題して、私の約30年のビジネス経験で体得した、資料作りの8つのコツをお伝えしております。今回は最後の第8回で、これまで述べてきた7つのコツを繋げて、繰り返し使えるようにするために「ルーチン化」することについて、語りたいと思います。また、今回のエントリーを読んで頂くと、これまでの7回のコツを復習できる、という内容にもなっていますので、そんな観点でも読んで頂ければと思います。
第1回の「ますは骨子」、第2回の「資料と読みを一致させる」、第3回の「全てを３で整理する」、第4回の「表を積極的に使う」、第5回の「フォーマットを使いまわす」、第6回の「縦横を揃える」、第7回の「使う「色は3色まで」については、下記になりますので、是非ご一読頂ければと思います。
「７つのコツ」を「使いこなす」ためには
ここまで、フツーのビジネスパーソンが「合格点」を取るための「伝わる資料作り」として、7つのコツを実例も入れながらご紹介してきました。個々のコツは「ふむふむ」という感じかもですが、、私としては、是非皆さんには何とかこれらを「使いこなしてほしい」なと思っています。そう考えますと、7つのコツを「並べ替えて繋げていく」ことが重要で、実際の資料作成のシーンを想定しつつ、「一つのルーチン」にすることで、ようやく「使いこなせるコツ」として完成する、と思っています。
私はこんな「ルーチン」です ～「骨子づくり」と「3で整理」～
では、私はどんなルーチンで資料作りをしているかですが、下記のようなルーチンになります。
私のルーチンですが、大きくは「骨子を作る→資料を作る→確認する→本番」の4ステップで考えてまして、そのステップの中で、今回の7つのコツを織り込んでいる、という形になります。
まずは何をともあれ、いきなり資料は作らず「骨子づくり」からスタートですね。私は何度も遠慮なく書き換えができる「ワードでの骨子づくり」を多用しますが、煮詰まってしまうこともありまして、そんなときはノートに手書きの時もあります。詳細は下記のエントリーに記載をしております。
また、この骨子づくりの時に、ポイント③で挙げている「全てを3で整理する」を意識し、混沌とした状況を、できるだけ「3項目」に整理できないかを考えて、骨子に落とし込んでいます。詳細は下記のエントリーに記載しています。
また、骨子は、あまりがちがちに作らず、ある程度行けるかなという感覚がつかめれば、資料作成に入ってもいいと思います。骨子づくりも、考え出すと、無駄に時間を浪費してしまうことがあります。資料を作成する中で、骨子を修正したいことも出てきますので、「こんなもんかな」というところまで到達できましたら、資料作成に入りましょう。
私のルーチンはこんな感じです ～資料作成に入ります～
骨子がある程度できたら、資料作成に入ります。このときに、これまで述べてきた下記のポイントを意識し、資料を作成していきます。これらは、チェックポイントとも言えると思います。下記に各エントリーも載せておきます。
・ポイント②：資料と語りを一致させる→タイトル下に2行で言いたいことを書いているか？
・ポイント④：できるだけ表を使う→文字の羅列になっていいか？
・ポイント⑤：フォーマットを使いまわす→過去のフォーマットを使いまわせないか？
・ポイント⑥：使う色は3色まで→不必要に多くの色を使っていないか？
・ポイント⑦：縦と横を整列させる→縦・横の配置で大きなズレはないか（ページ内・ページ間）
このチェックポイントですが、挙げていくときりが無いので、この6つのポイントに絞って重点的に意識し、チェックしていくことで十分だと思います。あれこれ手を広げずに、この6つのチェックポイントと長く深く付き合い、使いこなすことを重視しましょう！
私のルーチンはこんな感じです ～「全体の流れのチェック」と「本番」～
資料ができましたら、ここでやれやれとなるのですが、、もうひと踏ん張りして、全体の流れのチェックを行います。各ページで、ページタイトル下に「言いたいことを2行」で書いているので、1ページ目から2行を読んでいったらいいと思います。最初に骨子を作ってから資料を作成しているので、よほどのことが無い限り、大きな違和感は生じないと思いますが、この2行を読み返して、手軽に全体のチェックができる、と思います。この2行チェックは、本番のリハーサルも兼ねているところがありますね。この2行を読んでいき、時間を計って、時間内に収まるかのチェックも手軽に行えますね。
そして「本番」ですね。本番は、ポイント２でお話しているとおり、「資料と読みを一致させる」こととして、タイトル下の2行をシンプルに読んでいってください。くれぐれも、その場でも思い付きのアドリブは入れないようにして下さい。いれるとしても、「今日の日経新聞に出ておりましたが」「今日ニュースでも話題になっていましたが」ぐらいのレベルに留めましょう。あなたはロックスターではありません。「メッセージをしっかり伝える」ことに集中し、しっかりとタイトル下2行を読んでいけば、相手にしっかりと伝わるはずです。
また、資料は極力事前配布をお願いします。資料を事前配布すると、聴衆は集中して聞いてくれない、ということを言う人は居ますが、それは間違っていると思います。事前にお配りし、手元の資料を見ながら、そして画面も時々見つつ、プレゼンを進めていきましょう。詳細は下記エントリーに記載していますので、ご覧頂ければと思います。
バラで使うのもあり。あなた独自の要素を組み合わせて「オリジナルのルーチン」を
今回7つのポイントを上げ、それを並べ替えて繋げるという8つ目のポイントを書かせて頂きましたが、皆さんが「これは使えそう」と思ったポイントをバラで使って頂くのも有りだと思います。私達フツーのビジネスパーソンが、安定して継続して「合格点」を取るためには、「自分のノウハウを一回文字にして、ルーチン化する」ことが重要だと思っています。今回私の重視するポイント・ルーチンをご紹介しましたが、今回私が申しましたポイントも取り入れて頂きつつ、皆さんのオリジナルのルーチンを作ってもらえたらなと思います。野球のバッティングのイメージだと思いますが、毎回異なったフォーム・振り方ですと、ヒットを量産することは難しいでしょう。資料作りも同じで、毎回やり方を変えると、どうしても時間がかかり、出来上がりのクオリティーにばらつきが出てしまいます。是非皆さんのルーチンを確立して頂き、それを使い来なし、磨き上げることで、継続して「合格点」を取れるビジネスパーソンを目指していきましょう！
今回もお読み頂き、有難うございました。もし気に入って頂けましたら、是非SNSでのシェアを宜しくお願いします！
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