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何度も申し上げますが「資料作りは骨子から」
私のブログでは、資料の作り方について取り上げている記事が多いですが、その中でも、私が大切にしている「資料作りはまず骨子から」について取り上げた下記の記事は、お陰様で多くの方にお読み頂いております。
私が考える「使える骨子5パターン」
そこで、この記事の発展形として、私が常日頃使用している「骨子のサンプル」を、汎用性の高い5つのパターンに整理して、ご紹介したいと思います。世の中にあまたある資料の骨子を5つのパターンで整理しきることは難しいですが、私自身がこの5パターンである程度カバーできておりますので、皆様にも活用頂けるのではないか、と思っております。
パターン１：PREP型（結論→理由→具体→結論）— 最速で伝える「上申・依頼」骨子
上司に「お金を使わせて下さい」など、お願いをするケースですね。よくあると思います。
幹部・上長への短時間説明（5分〜）、稟議前の事前相談・承認取り、などで使えると思います。報告などで「何が言いたいの？」と言われたことがある人は、是非この骨子を使ってみて下さい。
画像で載せていますが、左が「骨子と内容のガイド」、右が「骨子をベースに仮想事例に当てはめてみたもの」となっております。
パターン２：課題解決型（課題→原因→打ち手→効果→実行計画）— “改善提案”の王道
何か課題があって、この解決策を提案するようなケースですね。業務改善、品質改善、コスト削減や、“現場の困りごと”を上に通す、などで使えると思います。この骨子を使えば、「問題は分かった、で、どうする？」という突っ込みには耐えうる資料になると思います。
パターン３：ギャップ＆ロードマップ型（現状→あるべき→ギャップ→打ち手→ロードマップ）— 中期テーマに強い
中長期のテーマについて、フェーズに分けて説明するようなケースで使う骨子です。新規事業、DX、標準化、全社展開など「中期で取り組む」案件で使ってみて下さい。“筋の良さ”と“進め方”を同時に見せることができる骨子になっています。
パターン４：比較検討・意思決定型（選択肢→評価軸→比較→推奨→根拠）— “A案/B案”で迷わせない
複数案があって、そこから選ぶようなケースで使う骨子です。ベンダー選定、方式選定、外注/内製判断など、選択系のケースですね。反対意見が出やすいテーマでは、比較表が効きますので、これも織り込んでみて下さい。
パターン５：定例報告・進捗報告型（サマリ→実績→課題→対策→次）— “上が安心する”報告の型
これが一番よくあるパターンかもですが、何かを報告するときの骨子ですね。週次/月次の進捗や、プロジェクトの報告などでしょうか。炎上しかけの案件がありましたら、是非この骨子を使って「事実」と「手当」を整理し、荒波を乗り切ってください！
最後に：お気に入りの骨子を、生成AIも使い「使いまわす」
今回5つのパターンをご紹介しましたが、これをベースに、是非皆さんの使いやすい形でアレンジ頂き、「私だけの骨子5パターン」に発展させていってほしいな、と思っています。特に最近は「生成AI」を活用しない手はないと思います。このブログの骨子をChatGPTやGeminiにコピペして、そして皆さんが作成された資料を添付し、「この骨子案をベースに、添付した資料を参照して、資料の骨子をブラッシュアップして下さい」と指示すれば、あなた好みの骨子が出来上がると思います。
また、一度骨子を作ってしまえば、生成AI活用で、更なる効率化が可能です。何か報告資料を作成したい場合、「骨子」と「報告資料の元情報・素材」を生成AIに読み込ませ、「元情報・素材を参照し、骨子通りの報告書を作成して下さい」と指示すれば、1分以内で報告書を作成してくれるでしょう。
最初にご紹介した「資料作りは骨子から」を書いたのは約1年前ですが、正直生成AIのことは全く意識していませんでした。今改めて「骨子」について考えると、生成AIの活用が当たり前になったこの時代、「自分の骨子」を整理してストックおくことは、非常に重要なことではないか、と改めて思います。今回私がご紹介しました「使える骨子5パターン」を活用して頂き、皆さんが効率を上げながら、職場での皆さんの評価も上がっていくことを祈っております！
今回もお読み頂き、有難うございました。もし気に入って頂けましたら、是非SNSでのシェアを宜しくお願いします！
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