フツーの人が「合格点」を取るための資料作りと題して、私の約30年のビジネス経験で体得した、資料作りのメソッドをお伝えしております。今回は第3回で、わかりやすく内容を整理し、伝えるために、「3」で整理していくことの重要性について、語りたいと思います。
第一回の「ますは骨子」、第2回の「資料と読みを一致させる」については、下記になりますので、是非ご一読頂ければと思います。
混沌を「3つで整理する」と決めてしまう
私たちフツーのビジネスパーソンは、いろんな人がいろんなことを言い始めたり、色々なトラブルが発生したり、考えないといけないことが多すぎたりと、常に「混沌」と隣り合わせの、非常に難しい状況に居ると思います。。こういう時って、タダでさえ混沌としているのに、色んな人は好き勝手言って、子供がブロックを散らかすかのごとく、話がとっ散らかってしまうことってありませんか。。
資料作りでもそのようなシーンがあるかと思いますが、この「混沌状態をいかに整理するか」、このとき私は、いつも「まずは3項目に整理できないか」と考えて、整理するようにしています。混沌というのは、考えないといけない項目が複数あって、各々の項目の中で複数のポイントがあるため、複雑なマトリックスみたいになってしまっているのですが、「3つで整理」と決めてしまうことにより、混沌から抜け出すことが可能になる、と思っています。
私が実際どうしているかですが、下記に実際の私のメモの画像を貼っておきます。
私は混沌としたときは、パソコンではなく「紙」を使うことが多いですね。紙はパソコンと違って、好き勝手に書き込むことができますからね。まずは少し大きめの箱を3つ書きます。その周りに項目やポイントなどを思いつくまま書いていきます。それを続けて、書きながら考えるという試行錯誤を続けると、まるで神様が降りてきたように（笑）、3つで整理すべき項目が浮かび上がってくる、という感じになってきます。テーマにもよりますが、おおよそ10分～15分ぐらいの試行錯誤で3つの項目での整理ができるかな、という肌感覚でしょうか。。ちょっと練習が必要にはなるかもですが、練習を重ねる中で3つの項目が浮かび上がるまでの時間が短くなってくると思います。また、この方法がいいのは、練習を重ねると「この方法でいけば、神様が3つの項目に整理してくれる！」と信じ切れるので、混沌としたときに、まずこのアプローチを取ることにより、トータルでの試行錯誤時間は結構短くできるのでは、と思います。
また、この方法を個人ではなく、グループでも使えると思います。会議をしていて、混沌として袋小路に入ってしまったときに、ホワイトボードに3つの箱を描いて、その周りに項目やポイントを書き出しつつ、3つに整理していくこともできると思います。パワーポイントで画面共有をしながら、同じようなことをやることもできると思いますし、私自身もやったこともあります。オンラインミーティングでも、画面共有しながらとか。。
なぜ「3」か ～「２」は少ない、「4」は多い～
なぜ「3」なのかということは、考えていく必要がありますよね。資料のシーンを考えた場合、何かの全体像を説明したり、何かの原因を説明したり、何かを解決するための対策を説明したり、そんなシーンを考えると、「2」だと項目が少なくて、説明の説得力に欠ける、ということなんですね。これは何となく感じて頂けるかなと。
また「4」は、説明としてはちょっと多いんですよね。。聞いている立場を考えると、「4」は若干消化不良になってしまうことがあるかな、というのが私の肌感覚です。
私は、会社でもいつも「3が好き」と公言していまして、「おとどは3が好き」というのは、私が一緒に仕事をした皆様の中では有名です（笑）。また、プレゼンや説明のときでも、「今回の原因のポイントは3つありまして」というトークから入り、3つの説明をしていくと、聞き手もかなり入りやすいので、これもおすすめです！
「MECE」は無理ですから。。
ビジネスパーソンの皆様は「MECE（ミーシー）」という言葉を聞かれたことがあるかなと思います。「漏れなく、ダブリなく」ですよね。私がこの「3で整理する」話をしますと、「3って、MECEじゃないですよえ」と言われることがあります。これについて、勇気をもって言いますが、私達フツーのサラリーマンは「完璧なMECEは無理ですから。。。」と割り切って頂いていいと思っています。
MECEについては、まず「漏れなく」は難しいと思います。なので、私は3で整理するために、同類のものは一緒にしつつ、「優先順位の高いものから書く」ということを意識しています。また、「ダブリがないか」は注意してほしいと思います。ダブリがあると、3つで整理していても、ダブっているので「2つで整理してしまっている」ことになって、先ほど申しましたように、「2では説得力が足りない」ということになりますので、MECEについては、「ダブりが無いかを確認しつつ、優先順位を考えて3つで整理」ということかと思います。
また、私も「3つでは整理しきれない。。。」ということがほんのたまにあります。その時は禁断の「4つ目」を出してしまうことがあります。。極力「３」でありますが、「４」は許容範囲かな、と思います。。ただ、私の経験では「４」まで行くことは、あまり無いかなと。。
例えばこういう「3」があります
では最後に、パワーポイントで「どういう3があるか」ということを、一つのサンプルとして載せておきますので（内容は無くてすいません）、是非パクって頂ければと思います。なんだそんなことか、と思われるかもしれないですが、、私はこういう感じで「３」で整理をしています。私達フツーのビジネスパーソンは、こういうシンプルな形を使いまわすのが鉄則、これが私がいつも意識していることです。
また、第2回で「資料と語りを一致させる」と申し上げていますが、資料のタイトル下に、言いたいことを2行ぐらいで書いていて、基本ここを「読んでいる」、これも合わせて確認してもらえるといいと思います。
基本のパターンはこれだと思います。下記は「対策」としていますが、「原因１，２，３」や「ポイント１，２，３」でも良いと思います。これは、混沌としたときに、3つで整理していくときのベースとなるかと思います。
よく言われる「5W2H（Who、Where、What、Why、When、How、How much）」を使うこともありますね。全て書くのではなく、そのシチュエーションで必要なものを選ぶ感じですね。
「人、モノ、カネ、情報・ノウハウ」でも、同じように使うことがあります。これを使う場合、結構「情報・ノウハウ」が重要な時もありますので、「３」では無く、「４」でいくこともあります。
また、これは私、多様しまくっているのですが、施策を進めるにあたり、一気には目的が達成でき無さそうなとき、下記の「3STEP」で整理することが多いです。STEPごとに目標を設定し、段階的に進めていくことが説明できると、結構説得力が出ると思います。これはおすすめです。
あなたオリジナルの「３」コレクションを
今回「３」で整理することを述べてきましたが、一回作った「３」を、一回で終わらせることなく、色々な「３」を集めておくと良いと思います。以外と以前のものが使いまわせますし、そのままで無くても、以前のものを少しアレンジした使える、ということもありました。
是非、これから「混沌」とした状況に対峙したときに、まず頭に「３で整理」と思い出し、これをとっかかりとして整理し、分析や検討、具体化をより効果的に進めて頂ければと思います！
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