私もサラリーマンとしてとある企業に勤めておりますが、サラリーマンには「役職定年」がやってきます。「役職定年を超えて生き残る」ことを目指すこともありますが、豊かな経験を積み重ね、優れた経験を持つ方は、例え「役職定年」になったとしても、その後会社で重宝がられ、豊かなサラリーマン生活を謳歌されています。また独立して、継続輝き続ける方も多くいらっしゃいます。私がそんな先輩方に学ばせて頂きながら、自分でも実践しているメソッドを「サバイバル仕事術」と題し、実例を交えながらお届けしたいと思います。今回は「刺さる文章3要素」と題し、皆さんが日々書かれるビジネス文書において、ポイントを外さず、聞き手に「刺さる文章」を書くために、押さえておきたい3要素をわかりやすくお届けしたいと思います。
「刺さるビジネス文書」には王道がある
私達ビジネスマンは、資料しかり、メールしかり、日々「ビジネス文書」を書いています。改めて振り返ると、話しをしているよりも、「書いている」ほうが多いのではないでしょうか。私の場合は、肌感覚で行くと、一日の仕事の約8割は何かを「書いている」のでは、という感覚ですね。振り返って考えると、サラリーマンとして「サバイバル」していくには、もっと「書くこと」を真剣に考えないといけないな、と思うんですね。
この「書く」という活動ですが、「書く」中でも一番重要なのは、「自分が書く文章で誰かを説得する」ようなシーンではないかと思います。一番わかりやすいのは「報告書・企画書」だと思います。パワーポイントで作る場合もあるでしょうし、ワードで書くようなこともあるでしょう。自分が書く「文章」の力で、状況を上司に的確に報告したち、自分のやりたい企画を通したり、予算を獲得したり。
また、サバイバルを目指すビジネスマンとして、実は一番「文章力」を問われるのは「昇格試験」なんですね。。これも審査官にいかに自分が頑張っていることをアピールするかが問われるわけですが、これもほぼ8割は「文章力」にかかっているといっても、過言ではないでしょう。
このように、自分の目的があって文章を「書いている」わけですが、目的を達成するためには、「いかに聞き手に刺さるか」が重要となってきますし、これには「王道がある」というのは私の考えです。世の中には「刺さるためのビジネス文書のメソッド」は星の数ほどあるのですが、このブログはあくまで「実践的」であることを目指していますので、今回は私が30年来使いまわして実証している、1番効果的でわかりやすいメソッドをご紹介したいと思います。
一番のお勧めは「●●なので、●●を行い、●●を実現する」
もう結論から行きますが、私は、あらゆる報告書・企画書、また昇格試験において、「●●なので、●●を行い、●●を実現する」というパターンを多用して、概ね成功しています。またこの単純な文章ですが、この3つの要素で構成されていますが、よく考えられていて、抑えるべきポイントを確実に抑えています。
まず「●●なので」、これは「理由・原因」を語っています。
次の「●●を行い」は、「実際の行動＝施策」を語っています。
次の「●●を実現する」は、「狙っている効果＝狙い」を語っています。
つまり、シンプルなのですが、「理由⇒施策⇒狙い」と繋がっているんですね。これは、聞き手に伝わりやすく、刺さる要素が詰まっていると思います。
このパターンは、「この新規事業を成功させるためは何が必要か」というような問いなどのケースで、有効に使えると思います。下記にパワーポイントで載せておきますので、是非事例として、そのまま真似して、パクってみてください。
最後に ～文章も「パターン化」が有効～
実は、今回の「●●なので、●●を行い、●●を実現する」は、私が中小企業診断士の2次試験の勉強をしていたときに、私が尊敬するS先生に伝授頂いた手法なんですね。中小企業診断士に2次試験は、全編で企業事例の記述問題なのですが、「この新規事業の成功要因を論じなさい」というような問題が多く出てきます。こうなると、自由記述ではあるのですが、読み手からすると「自由過ぎて」わけがわからないという珍回答も続出するわけですね。自分の経験談を語りだすとか。。
私は診断士の2次試験を3回落ちていて、4回目でやっと受かったのですが、実は落ちた3回はこの「自由過ぎて訳が分からなくなっている」ことに気づかず試験落ちを繰り返しておりまして、、4回目でS先生に出会ったことで、やっと「いかに自分が自由過ぎて聞き手に伝わらない文章を書いていたか」に気づき、これまでの全てを捨てて、S先生のおっしゃる通りに改めて、やっと4回目で合格できたんですね。。
もし皆さんが小説でも書かれるのであれば、自由さは重要だと思うのですが、、ビジネス文書で、そしてサバイバルしたいということであれば、文章のパターンを学び、自分の文章をパターンに当てはめて書いていくというのは有効だと思います。また、実はこれが一番重要かもしれないですが、文章をパターン化することで、文書作成の圧倒的な時短が可能になります。数を重ねることで慣れてくる・習熟してきて、また過去の文章の使いまわしが可能になるんですよね。コストパフォーマンスとでもいいましょうか、これが確実に上がると思います。文章のパターン化、是非皆さんにも取り入れて頂きたいと思います！
また、私は下記の過去のエントリーで「資料は使いまわす」ということを言っておりますが、私達サラリーマンは、過去の成功資料・文書を、勇気をもって、堂々と使いまわしましょう！
今回もお読み頂き、有難うございました。もし気に入って頂けましたら、是非SNSでのシェアを宜しくお願いします！
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