ビジネスパーソンの皆さんは、お仕事のあらゆる面で「資料作り」に取り組まれ、そして苦労されていると思います。このブログでは、私の約30年のビジネス経験の中で体得してきた、資料作りのメソッドをご紹介していきますが、その前提となる考え方をお話ししたいと思います。お付き合い頂ければと思います。。
資料作りは「手段」に過ぎない
私が知っているビジネスシーンにおいて、すごい時間を掛けて、一つのプレゼン資料を球を磨くように磨いている人がいたりします。実はこれは結構「楽しい」時間でもあって、ちょっとづつブラッシュアップされていくのは、達成感もあるんですよね。こここがある意味落とし穴でして、「それって必要ですか。あなたの自己満足ですよね」という世界なんですよね。
改めて考えると、やはり資料づくりは「コミュニケーション手段」であり、本当に重要なのはそこではない、ということだと思うんですよね。なので、資料作りにはできるだけ時間を掛けないようにして、本業に集中できる時間を生み出すことが重要で、そのためにも「資料作成術」を学ぶことは重要だと考えています。資料作りを学ぶことは、きれいな資料を作ることが目的ではなく、資料作りをぱぱっと終えて、本業に集中できる時間を生み出すことが目的、というのが私のベースとなる考え方です。
「資料作り」のジレンマ
ではあるのですが、実際のビジネス現場では、資料の出来栄えでその人が評価されたり、自身の企画が通る・通らないが左右されることがあります。会社の昇格試験でも、資料の出来栄えが、合格・不合格を左右することがあるでしょう。銀行やベンチャーキャピタルに資金調達の交渉をする場合も、あまりにも資料の出来栄えが悪い場合、資金提供する側は「本当にこの人にお金を貸してもいいのだろうか」と思ってしまうこともあるでしょう。
デザイナーのような職種の人は、ぱっと目につくデザイン性あふれる資料を作らないといけないかもしれないですが、ビジネスパーソン全員がそうしないといけないわけではないと思います。最近、「あなたが雇っているコンサルは、パワポ職人ではないですか？」という言葉が出ていたりします。とてもきれいな資料を作る「パワポ職人」が仕事もできる人だと思われる風潮がありましたが、世の中の風潮も少し変わってきて、もしかすると「やたらきれいな資料≒仕事ができない人」というような見方が今後出てくるかもしれません。。
パワーポイントの資料作りで、下記のようなプレゼン資料を進める人がいらっしゃいます。
こういう資料を、紙芝居みたいに50枚ぐらいのパワーポイントを作って、資料に書いていない内容をアドリブで話をし、1枚20秒ぐらいでどんどん進んでいて、聞いているほうは良くわからない、ということがあったりします。こういうプレゼンを私達フツーのビジネスパーソンはやるべきなのでしょうか？スティーブ・ジョブズさんや、孫正義さんなど、その人自身がカリスマ的な人物であったり、非常にトークが上手な方は、この手法でも良いでしょう。私達フツーのビジネスパーソンは、スティーブ・ジョブズさん・孫正義さんではないという前提で、資料を考える必要がある、と常々思っています。スティーブ・ジョブズさんは、商品発表のプレゼンの前に、数か月かけてプレゼンの練習する話は有名ですよね。カリスマ性のある人が、数か月練習して、やっとあのプレゼン形式が成立するんですよね。
事例：ファーストリティリング（ユニクロ）のプレゼン資料
みなさん、ユニクロの「ファストリテイリング」の決算発表の資料を見られたことがあるでしょうか。一部下記に載せます（公開資料なので大丈夫でしょう）。
飛ぶ鳥を落とす勢いの会社さんですが、こんな感じなのですね。私的にはこれは少し手を入れたほうがいいのでは、を正直思うのですが、、、おそらくファーストリテイリングは、資料をきれいに作ることに、価値を見出していないのでしょう。柳井正さんがこれでOK出しているんだと思うと、大変興味深いなと思っています。
では「資料作り」はどうなるべきなのか
なので、私は「フツーのビジネスパーソンが、時間を掛けずの合格点を取りに行くようなフツーの資料作りメソッド」が必要だと考えていまして、このブログでは、私が約30年のビジネス経験の中で体得してきたメソッドを、どんどんご紹介していきたいと思っています。ポイントは、
●見た目を左右する必要最低限の定石は何かを理解し、これだけは必ず実践する。
●使うメソッドは必要最低限とし、これを徹底的に使いまわす。あれこれ手を出さない。
●伝えたいことはす全て資料に書いて、プレゼン・発表時は「それをそのまま読む」。
だと考えています。異論があるのは承知で書いていますが、フツーのビジネスパーソンにとっては、3番目のポイントが一番重要だと考えており、これは私の約30年のビジネス経験で立証されていると思っています。
資料作成における「不平等」
実は、資料作りのメソッドについては、各個人が置かれた環境に大きく依存してしまう、ということが私の経験でもわかっています。一番かわいそうなのが「会社の昇格試験」でして、その人の上司の「資料作成スキル」によって、あれこれ迷走して、昇格試験受験者が過度に時間を掛けにといけなくなったり、最悪なのは、あれこれ迷走した上で、資料としてあるべき「合格点」を取れず、昇格試験で落ちてしまう、ということが実際ビジネス現場では起こっています。私は、こういった「不平等」な実態を改善していく必要があると考えています。
「資料作成ミニコンサル」をやりたいと思います
少しでも皆さんが資料作成を効率的に行い、本来やるべきことの時間を創出するために、皆さんに手軽に利用して頂ける、メールベースの「資料作成ミニコンサル」を行っていきたいと考えています。今準備中ですので、準備ができ次第、このブログでもご紹介・発信していきたいと思います。少しお待ち頂けますでしょうか！
少しでも皆さんのお力になれるよう、継続的に情報発信をしてきたいと思います。宜しくお付き合いくださいませ！
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